●中职学校必须全面了解各种因素对教务管理系统使用的影响，再各个击破，实现时间、资金、人力等资源的优化整合，从而提高系统的使用率。
□杭州市交通职业高级中学 史姗姗
中等职业学校的管理和运行需要一个较为庞大的体系架构，传统教务管理方法已经不能满足其需要，必须使用专业软件辅助。目前市场上推出的教务管理系统主要采用项目管理形式。
然而，各校在引入教务管理系统时，往往忽视了软件未来的存续与发展问题。如果软件无法满足学校需求，就容易造成大量人力、资金、时间等资源的浪费。
分析当前教务管理系统遇到的常见问题，对提高系统的使用率，为学校信息化管理提供更有效支持具有重要意义。
一、软件方面问题分析
1.核心功能不够完善，多余功能又过多
大多数学校过于追求系统功能全面，而没有针对实际需要进行个性化定制，致使管理软件核心功能改进不如意，多余功能又太多。即使有学校进行了个性化需求定制，也因为合作公司提供的教务管理系统有其固定的体系框架，很难摆脱已有的体系框架。除“排课管理”“选课中心”两个模块使用率达到100%外，其余模块使用率大多不到50%，甚至有的模块因完全不符合工作需求直接闲置，最终导致整个系统的实际功能使用率仅占全部功能的40%左右。
多余功能过多，导致核心功能的设计与开发缺少资金支持。同时，满界面大半是多余的和不完善的功能，也迫使用户不得不通过信息化办公与手工相结合的方式来完成任务，反而增加了工作量，降低了工作效率，将整个系统推向尴尬的境地。
2.程序漏洞频发，甚至出现数据丢失等现象，使用户好感度急速下降
教务管理系统在使用过程中会不定时地出现一些程序漏洞。与合作公司沟通后，这一现象依然会不断出现，导致用户质疑软件的稳定性，从而对这款软件不愿再投入资金、时间直至最终放弃。
3.难以实现数据共享，多个模块数据相对独立，形成“数据孤岛”
一所中职学校，仅单个教学部门就需使用许多系统。然而，这些系统都是独立的，数据之间无法流通，形成了“数据孤岛”。用户根据不同系统的要求多向采集、重复输入，一旦采集或输入错误，会直接影响不同系统内相同数据的一致性和准确性。
以我校教务管理系统中“成绩管理”和“学生管理”模块为例，尽管教学部门利用系统提供的功能对成绩进行分析、处理，用以教学上的评估、评价，但这些功能并不能帮助任课教师完善教学，也无法为班主任提供奖励分配、升留级裁决等的数据支持。教务管理系统最终沦为了数据存储的容器。
二、硬件方面问题分析
1.服务器、带宽限制问题，导致无法满足近千人同时在线
当我校两个年级学生同时进行选课操作时，服务器就会死机。为使服务器正常运转，一部分人必须等待另一部分人退出系统后才能操作，无法达到公平选课的要求。如此抢占式选课，不仅失去了学生的支持，也影响了教师的办公效率。
2.配套设备不全，影响系统功能的发挥
学校没有为教师办公室及对应楼层配备打印机、扫描仪等设备，教师遇到资料需打印，不得不去文印室排队，直接影响他们使用系统办公的积极性。
教务管理系统中的校园公告、班级换课等通知缺少电子班牌设备，迫使所有通知只能通过广播、纸质等形式告知，导致系统中的这些功能被废弃。
大多数中职学校的机房并未完全对学生开放，学生只有在上计算机课时才能进入，导致系统中面向学生的功能模块毫无用武之地。
三、不同用户群体使用困境分析
1.教师
近年来中职学校的教师结构不断优化，但中老年教师仍占多数。他们因长期习惯纸质办公，难以适应无纸化，计算机操作水平较低。
2.学生
家长因担心学生沉迷网络游戏，一般不会在家配备电脑，部分家庭因经济困难也未配备电脑，以至于学生无法在家完成选课。而学校机房电脑有限，无法满足大量学生同时选课的需求，导致教务管理系统并不受学生欢迎。
3.管理员
教务管理系统管理员的主要工作是系统的监督与维护、用户的服务与管理、软件应用的培训与推广等。许多学校的系统管理员并非专业人员，难以胜任工作。这也影响教务管理系统的正确使用，导致系统无法有效地运作。
4.管理层
使用教务管理系统时，学校管理层教师容易出现的问题主要有：对信息化管理的知识掌握有限，制约了教务管理系统的发展；忽略了教务管理系统的后期维护，缺少系统的推广和政策支持，导致信息化管理流于形式；忽视了学校系统管理员的作用，导致无人监督系统，加之未开展教务管理系统的操作培训，进而影响教务管理系统的使用。
四、合理对策
中职学校必须全面了解各种因素对教务管理系统使用的影响，再各个击破，实现时间、资金、人力等资源的优化整合，从而提高系统的使用率，延长其生命周期。
针对软件方面的问题，要保证系统稳定、安全的同时兼顾开放、兼容；提高各功能的可扩展性、易维护性，减少多余功能；打破“数据孤岛”限制，增强数据流动性，实现数据的共享，做好数据的备份。针对硬件方面的问题，要提高服务器带宽，增加配套设备，开放机房。针对不同用户群体使用的问题，要协调好各部门、各用户使用权限，做好系统培训工作。
